郵便代値上げに対応 請求書電子化の進め方
郵便料金の値上げが企業経営を圧迫する中、請求書電子化が注目されています。コスト削減だけでなく、業務効率化や働き方改革にも貢献する請求書電子化の進め方を解説します。
1.現状と課題、目標の把握
先ずは、現状の把握が必要です。
どの部署がどのようなツールを利用しで作成しているか。承認はどのようなプロセスを経ているのか。月の発行枚数の平均は。控えをどのように保存しているのか。
現在の請求書発行・送付プロセスで発生している問題点は何か。電子送付によってどのような効果を得たいか。いつまでに電子送付を導入したいか。
等現状の洗い出しを行いましょう。
2.電子送付導入によるメリット・デメリットの洗い出し
次に請求書の電子送付システムを導入した際の、メリットデメリットについて検討します
メリット
・コスト削減（印刷費、郵送費など）
・時間短縮（作成、承認、送付のスピードアップ）
・環境負荷の低減
・データ管理の効率化
・ミスの減少（手入力ミスなど）
デメリット
・システム導入コスト
・既存システムとの連携が必要
・取引先との連携が必要
・従業員の教育が必要
3.電子送付システムの選定
社内の現状、システム導入のメリット、デメリットについて検討後、本格的に導入に向けてシステムの選定を進めていきます。システム選定の際のポイントについて記載します。
3-1.電子帳簿保存法への対応
電子帳簿保存法で認められた保存形式で保存されているか。保存したデータが容易に検索できるか。電子帳簿保存法で定められた保存期間を満たしているか。等の確認が必要です。
3-2.機能性
機能面としては、請求書の作成、承認、送付、保存、データ連携などの機能が備わっているか。若しくは、既存の販売システムとの連携が可能か。CSVでの取込、またはPDFの取込が可能か。データの安全性を確保するための機能が備わっているか。郵送対応も行えるか。請求書だけでなく、その他の書類も送付出来るか。などの確認が必要です、
3-3.その他
コストメリットが見込めるか。従業員が使いやすいインターフェースか。導入後のサポート体制が充実しているか。などがあげられます。
4.社内体制の整備
導入システムが決定すると同時に、社内の整備も必要となります。
先ず、電子送付システムの導入・運用を担当する部署や担当者を決定します、大体は、現在請求書発行を担当している部署が継続することがほとんどかと思います。業員へのシステムの使い方や電子帳簿保存法に関する教育を実施する。操作マニュアルやトラブルシューティングマニュアルを作成する。等の準備が必要です。
5.得意先との連携
実際に請求書を送付するお客様への周知、連携も必要になります。
こちらは、他社がかかわることなので多少の時間を有することを念頭においておきましょう。
取引先に電子請求書への移行を報告し、同意を得ましょう。あわせて、送付先のメールアドレス等の情報を収集しましょう。
6.その他
インボイス制度が導入されている場合は、その要件も考慮しましょう。
7.まとめ
これらの点を踏まえ、社内で十分な議論を行い、最適な電子送付システムを導入しましょう。特に、自社の業務プロセスとの整合性や法的要件への準拠、コストパフォーマンスなどを総合的に評価することが求められます。
ご不明な点があれば、お気軽にご質問ください。
