電子帳簿保存法の基本を分かりやすく解説

概要

電子帳簿保存法は、国税関係の帳簿や書類を電子的に保存するための法律です。この法律は1998年に制定され、企業や個人事業主など、すべての事業者に対して適用されています。
2021年度の改正により、取引先と電子データでやりとりした書類の書面保存が禁止されました。2024年1月1日からは、決められた保存方法にもとづいて、電子データで保存しなければならなくなりました。

電子帳簿保存法とは

電子帳簿保存法では、特定の帳簿書類を電子的に保存することが求められます。
電子帳簿保存法の目的は、紙の帳簿書類を電子化することによって、帳簿の保存・管理を効率化し、情報の信頼性や正確性を確保することです。また、電子帳簿保存法の導入により、事業者や国税当局の業務手続きの合理化や効率化を図ることも目指しています。

また、電子データの種類が「電子帳簿等保存」「スキャナ保存」「電子取引」の3つに分類されるようになりました。

情報技術の進化により、デジタルデータの活用がますます進んできました。これにより、電子帳簿の作成や保存が容易になる一方で、データ改ざんやデータ漏洩といった情報セキュリティのリスクも高まってきました。また、業務の効率化や環境への負荷軽減の観点から、ペーパーレス化が進んでいます。これにより、帳簿書類の紙媒体での保存が必須であった旧電子帳簿保存法の仕組みには限界があった為、改正が行われ、電子帳簿保存法はより柔軟かつ効率的な対応が可能な体制に変更されました。

電子保存について

電子帳簿保存

国税関係帳簿の全部又は一部について、自己が最初の記録段階から一貫して電子計算機を使用して作成する場合は、事業者は帳簿書類をデータ化して電子帳簿として保存することができます。

スキャナ保存

紙で受け取ったの書類（請求書、領収書等）をスキャナでデジタル化し、電子ファイルとして保存することが出来ます。

電子取引

電子的な手段による取引に関連する記録や書類をデータで保存する方法です。具体的には、メールや取引データの電子化が該当します。

電子帳簿保存法の対象となる書類と保存方法

電子取引データの保存要件

　電子取引の保存には、以下の要件が求められます。

①　【真実性の確保】タイムスタンプ等
　　　・タイムスタンプが付与されたデータを受領
　　　・速やかにタイムスタンプを付与
　　　　　※付与期間は最長約2か月と概ね7営業日以内
　　　・データの訂正削除を行った場合にその記録が残るシステム又は訂正削除ができないシステムを利用
　　　・訂正削除の防止に関する事務処理規程を策定、運用、備付け

②　【見読可能性の確保】
　　　・子データの保存場所に電子処理計算機処理ができる電子計算機、プログラム、ディスプレイ及びプリンタとその説明書を備え付ける
　　　・ディスプレイの画面及び書面に、整然とした形式及び明瞭な状態ですぐに出力できるようにする

③　【検索性】
　　　・帳簿の種類に応じた主要な記録項目を検索条件として設定できるようにする
　　　・日付と金額については、範囲を指定して条件検索できるようにする。
　　　・複数の項目の組み合わせで検索できるようにする。

　これらの保存要件を満たすことで、電子帳簿保存法に対応した帳簿書類の適切な保存が行われます。
令和5年度税制改正により「猶予措置」「検索要件不要措置」が新設され、一定の要件のもと、保存要件の緩和がなされました。しかし、税制改正大綱の内容は暫定的なものとちらえ、対応できる体制を整えることをお勧めします。

詳しくは国税庁のサイトをご確認ください。

参考：
国税庁「電子帳簿保存法が改正されました」
国税庁「令和５年度税制改正の大綱」