受注・発注の「属人化」とは？ 今すぐ始める担当者が休んでも困らない仕組みづくり
目次 受注・発注の「属人化リスク」とは？ 今すぐ始める担当者が休んでも困らない仕組みづくり 1. 受...
南 宏樹
「最新版の見積書が見つからない」
「誰がどのファイルを持っているのかわからない」
「社内サーバーの管理が属人化していて不安」
こうした悩みは、多くの中小企業でよく聞かれる“あるある”です。
特に、紙や社内サーバー、個人PCでのファイル管理が中心の会社ほど、
情報共有の非効率さが日々の業務を圧迫しています。
最近は「DX（デジタルトランスフォーメーション）」という言葉をよく聞くものの、
「何から始めればいいかわからない」
「ITは難しそう」
と感じている方も多いのではないでしょうか。
実は、社内DXの第一歩として最も取り組みやすいのが“ファイル共有の見直し”です。
この記事では、ITが苦手な方でも理解できるように、
中小企業がファイル共有をクラウド化する意味とポイントをわかりやすく解説します。
紙の書類、個人のPC、USBメモリ、社内サーバー…。
ファイルの保存場所がバラバラだと、探すだけで時間がかかるのが現実です。
1回あたりは数分でも、積み重なると大きなロスになります。
「それ、古いデータですよ」
こんなやり取りが発生すると、修正・再提出・確認作業が増え、
業務スピードも信頼性も下がってしまいます。
社内に戻らないと資料が見られない環境では、
営業先や在宅勤務中に仕事が止まってしまいます。
中小企業では、
「○○さんのPCに入っている」
「長年このやり方でやってきた」
というケースが多く、仕組み化されていないことが原因です。
社内に設置するファイルサーバーは、
メンテナンス
バックアップ
セキュリティ対策
など、専門知識と手間が必要です。
IT担当者がいない企業では、管理が行き届かず、
リスクが高くなりがちです。
簡単に言うと、
「インターネット上の安全な保管場所に、会社のファイルをまとめて保存・共有する仕組み」です。
代表的な特徴は以下の通りです。
社内・社外・在宅から同じファイルにアクセスできる
常に最新版を全員が確認できる
バックアップやセキュリティ対策をサービス側が担ってくれる
「探す」「確認する」「送り直す」といった時間が減り、
本来の仕事に集中できるようになります。
部署や拠点をまたいだ情報共有が簡単になり、
連携ミスや認識違いが減ります。
サーバー管理やトラブル対応に追われることが少なくなり、
ITに詳しい人への依存も減らせます。
多機能＝良い、ではありません。
ITに不慣れな社員が多い場合は、
操作がシンプルで直感的に使えることが重要です。
誰がどのフォルダを見られるか
社外に共有しても安全か
といった点は必ず確認しましょう。
まずは
「特定の部署」
「よく使うフォルダ」
から始めることで、現場の抵抗を抑えながら進められます。
実際に導入した企業では、次のような変化が見られます。
営業が外出先からすぐ資料を確認・送付できる
「あのファイルどこ？」という会話がなくなる
新人でも迷わず必要な情報にたどり着ける
テレワークやBCP（災害対策）にも対応できる
「思ったより簡単だった」
「もっと早くやればよかった」
という声も少なくありません。
今回のポイントを整理します。
中小企業の業務効率低下は、ファイル管理が原因のことが多い
クラウド型ファイル共有は、DXの第一歩として取り組みやすい
シンプルで自社に合った仕組みを選ぶことが成功のカギ
今、どこにどんなファイルがあるかを洗い出す
よく使う業務・部署を決める
小さく試して、徐々に広げる
この順番がおすすめです。
クラウドやDXと聞くと難しく感じますが、
大切なのは「自社の業務に合っているかどうか」です。
「うちの場合はどうだろう？」
「何から手をつけるべきか相談したい」
そんな方は、無理に一人で悩まず、
中小企業の業務改善に詳しいITの専門家に相談してみるのも一つの方法です。
自社に合った形で、無理なく社内DXを進めていきましょう。
合わせて読みたい記事：②人材不足時代を乗り越える業務効率化 ～ 少人数でも成果を最大化する仕組みづくり～ 第1部「なぜ今、業務効率化が必須なのか？」